职场：如何管好你的老板（4）

　　帮杰克· 韦尔奇节省时间的人

　　15 年来，罗塞娜· 博得斯基承担着十几种角色：一个人工答录机、自动拨号机、文字处理器、过滤系统和事实调查员；或者一个发声板、搬运工、伙伴以及好事和坏事的承受者；再或者是一个批评者、外交官、修理工、拉拉队长和说“不”的人；所有这一切都为了一个1984 年被《财富》杂志昵称为美国十大最强硬的老板之一——杰克· 韦尔奇。

　　虽然没有准确科学的方法来衡量，但我猜想在接近15 年来的过程中我给杰克· 韦尔奇节省了额外的两万小时。这相当于每周增加了一天的时间。在寻求竞争优势时，你会如何利用一周中多出的24 小时来做事情？是做计划、动员、培训？还是完善程序、执行变化、处理客户、或读电子邮件？无论答案如何，我知道都需要更多的时间——迫切需要——无论是上班还是在家里的每个男人和女人。

　　当我处理事情时，一般先是两小时的电话往来，再苦读文件，审核报告材料，最后变成杰克书桌上一个只用30 秒的“短平快”事项。我输送给他做决定所需要的基本材料，这样他就可以很快做好决定，继续进行其他事情。如果他递给我一张便条，问一个我还没有料到或无法回答的问题，那么我的工作就做得还不够好。

　　我是否善于读透别人的心思？不。但是我注意周围正在发生的事情，确保了解它们为什么发生。我假设自己是一个因果问题的研究者，这样我就能够相当准确地估测主管需要什么样的材料，然后适当地压缩材料。这种准备主要是信息收集、沟通和协调——任何一个想成为简短材料专家的人，无论具体的工作任务是什么，都要这么做。

　　例如，仅仅省略一个客户投诉或问题，并不能创造时间。相反，还会浪费时间。邮箱很快就会爆满。没有协助的话，主管就必须停下他或她手头的工作，查清出现的问题，谁在处理这个项目，就此正在采取什么行动。这往往意味着打乱了轻重缓急，分散了注意力，无法顾及更紧急的事情。有了适当的协助，投诉放在主管桌子上时就有说明要点的注解或备忘录，这样老板就会确定顾客是否满意，然后采取措施确保这种情况不再发生。这样，可能要吞掉几小时的事情几分钟内就能解决。

　　如果你这么做，你的老板就能够跳过费时的初步工作，把她或他的精力集中于最终结果上。我筛选杰克· 韦尔奇收到的每个事项，确保里面没有无关紧要的内容或其他可以由另一层级的人员处理的方面。如果杰克问我：“哈里怎么处理这件事情的？”下次我就递给他关于这件事情一个类似的文件，我会事先联系哈里，问一些基本问题。时间太宝贵了，不能浪费，除非绝对必要否则不能多接触一张文件、一个项目或问题。有时高度接触是不可避免的，也是很重要的。但是训练有素的一次性接触或低接触提供了额外的缓冲，可以用来发展企业，或灭掉会毁掉整个业务的危险火苗。